Автоматизация бизнес процессов в CRM Bitrix24

Бизнес не может развиваться, если не вносить постоянные корректировки, которые будут направлены на исправление ошибок и внедрения новых эффективных методик. Компания - это в первую очередь коллектив и каждому коллективу необходимо место, где будут контролироваться все действия. Отудствие оптимизаций и автоматизации ведет к устаревшему методу ведения бизнеса. И как результат - Ваше место займут другие. Наладить эффективность работы поможет crm bitrix24 - портал, который упрощает и ускоряет работу всех сотрудников. Это новая методика, которая позволяет дистанционно распределять задачи между сотрудниками и наблюдать за этапами их выполнения. Данный портал имеет множество функций о которых узнаете дальше. 

Что такое “Бизнес-процессы” 

Оптимизация и автоматизация бизнес процессов в Битрикс 24 повышает эффективность мероприятий, которые в свою очередь ускоряют работу предприятия. Для начала разберем что же такое “бизнес-процесс”.

Бизнес-процесс - это алгоритм, последовательность определенных действий и маршрут.

Почему маршрут? Потому, что каждый документ должен пройти определенный маршрут для достижения цели. Оптимизация бизнес процессов компании невозможна без определенных последовательных действий, которые устанавливаются при запуске работы на портале. Автоматизация бизнес процессов предприятия - эффективный инструмент, который требует много времени для полного понимания всей схемы портала. И все же, сегодня мы расскажем Вам некоторые тонкости автоматизации бизнес процессов компании.

Оптимизация бизнес процессов в организации при помощи crm могут происходить в:

  • Общем списке - там содержатся наиболее поверхностные задачи: оплатить, сделать заявление и т.д;
  • Моих процессах - данный отдел показывает все процессы в которых Вы принимаете участие. Также, можно посмотреть завершенные и существующие задачи.

Анализ и оптимизация бизнес процессов внутри компании поможет ускорить работу каждого сотрудника в два раза! Система оптимизации бизнес процессов от обычных процессов имеет существенные отличия:

  1. Хранение данных - в обычном процессе данные хранятся в единой таблице, в бизнес - данные размещены по пунктам. То есть, данные можно найти в таких сущностях как лид, контакт и компания;
  2. Визуальное восприятие - бизнес-процесс невозможно найти по визуальному восприятию, так как он проявляется через определенные действия: событие, задача и т.д.;
  3. Также, бизнес-процесс может иметь два типа привязки.

Какие задачи можно решать?

задачи, бизнес процессы в CRM Bitrix24

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов решает организационные задачи. Система напоминает каждому сотруднику о предстоящей задаче, цели или встрече. Также, Битрикс упрощает рабочие задачи компании, он может выступать в качестве социальной сети, в которой будут обсуждаться все предстоящие события. Интерактивное общение на одной площадке сплачивает коллектив и помогает всем быть в курсе событий. Crm автоматизация бизнес процессов также дает возможность создавать задачи любому сотруднику в один клик. Преимущество онлайн-задачи в постоянном напоминании об исполнении. Каждая задача имеет дедлайн и установленные сроки выполнения. Битрикс дает возможность разложить задачу на отдельные этапы, то есть, к поставленной цели будет прилагаться объяснения как ее выполнить. Также, в задачах есть специальный счетчик, который показывает на сколько качественно и своевременно была выполнена работа. Еще одним преимуществом Битрикс является безопасная связь с коллегой при помощи мессенджера или видеосвязи. Смс и звонки являются абсолютно бесплатными для пользователей данного портала. Оптимизация бизнес процессов на предприятии включает в себя наличие документов в онлайн доступе. С момента подключения к порталу Вы можете редактировать не выходя из системы и автор документа будет видеть в реальном времени внесенные изменения. Работа с документами в онлайн режиме позволяет ускорить работу. Автоматизация бизнес процессов битрикс24 добавляет еще одно облако для хранения любых файлов и документов. Облако предоставляет огромной объем памяти и своодный доступ для каждого сотрудника. Если Вы отсутствуете на рабочем месте, а созданный вами документ необходим для работы вашей коллеге, то она может открыть нужный файл в облаке без вашего вмешательства и присутствия.

 

Сейчас перейдем к более важному пункту как планирование рабочего времени. Встроенный электронный календарь мгновенно синхронизируется с любыми устройствами и сервисами и создает единый календарь. В нем будут отображаться все напоминания и задачи с разных устройств: почты, смартфона, планшета, компьютера или ноутбука. Таким образом, система автоматически соединяет все задачи в один календарь и распределяет их по срокам выполнения. Цель автоматизации бизнес процессов - создать комфортные условия для работы и увеличить эффективность каждого сотрудника. Поэтому, Битрикс предоставляет: собственную почту, домен, антивирус, облако для хранения файлов и антиспам. 

Пример разработки бизнес-процесса в CRM

Внедрение crm bitrix24 автоматически предоставляет пользоваться такими шагами для внедрения бизнес-процесса:

  1. Цель успешной сделки - зафиксировать все необходимые документы в облаке для хранения и быстрого доступа;
  2. Задачи - напоминать каждому сотруднику о каждом шаге для завершения сделки. Уведомление бухгалтерии о новом договоре;
  3. Доступ и запуск - запустить процесс возможно лишь после заключения сделки, если сделка не была заключена процесс запускаться не будет;
  4. Роль сотрудника - на один проект выделяется несколько человек, которые распределяют между собой роли. Обязательно должен быть человек, которые проводит встречи и завершает сделки, другой обязан контролировать подготовку всех необходимых документов и третий должен выступать в качестве бухгалтера;
  5. Служебная стадия - стадии бывает две: завершенная и не завершенная. В случае завершенной сделки можно начинать бизнес-процес;
  6. Алгоритм - работа также начинается после заключении сделки;
  7. После этого запускаем непосредственно сам бизнес-процесс. Для того чтобы оперативно найти нужного сотрудника можно вписать его айди. Айди устанавливается после регистрации пользователя на портале. После, задачу необходимо перенести в дизайнер бизнес-процессов и можно начинать редактировать задачу: изменяем заголовок, даем название задаче, указываем постановщика и ответственного. Начиная работу нужно указать крайний срок и описать задачу. Важным пунктом является наблюдающий и привязка к сущностям crm. За последними пунктами необходимо следить, так как без них начало работы невозможно. 

После любой завершенной сделки необходимо проверить работу. Закрываем документ, обновляем страницу и наблюдаем за изменениями в правом верхнем углу. После обновления появляется окно, в котором указано задание с дедлайном. 

Преимущества оптимизации бизнес-процессов

преимущества автоматизации и оптимизации бизнес процессов в CRM Bitrix24

Бизнес-процесс может решить такие задачи: 

  • Например, он может выступать в качестве личного напоминания о завершении любой задачи;
  • Профессиональное ведение воронки продаж;
  • Установка каждому сотруднику задачи, которая будет контролировать сроки выполнения;
  • Вовлечение календаря в рабочий процесс. Создание в календаре событий и заданий;
  • Автоматизация вовлечения нового клиента в базу данных;
  • Напоминание и организация действий продажника: звонки, письма и т.д..
  1. Первым преимуществом является мобильность портала. Битрикс адаптирован под любое устройство и готово к использованию в любое время. Устанавливайте Битрикс на смартфон и работайте удаленно с клиентами и сотрудниками. Мобильная версия дает возможность просматривать ленту, комментировать фотографии и видео. В мобильной версии также есть контакты при помощи которых можно поддерживать связь.
  2. Второе преимущество - автоматизация. Компания не тратит время на неэффективные действия. Портал создает автоматическую систему и способствует повышению эффективности каждого сотрудника.
  3. Третье преимущество - виртуальная АТС. При помощи данной технологии Вы сможете отличиться от своих конкурентов и обязательно запомнится клиентам. Виртуальная АТС создает автоответчик, который каждому клиенту уделяет время и дает понять, что каждый клиент очень важен для компании. Также, программа фиксирует каждый звонок, записывает его для контроля как менеджеры проводят беседу с клиентами. Пропущенные звонки автоматически превращаются в задачи. Теперь, время не уходит на рутину. Универсальные списки распределяют каждый документ и не создают хаоса. 

Дополнительные преимущества

Внедрение Битрикс дает возможность создать единое пространство, в котором Вы сами создаете задачи. Пространство, в котором каждый сотрудник компании задействован в коммуникации и работе. Портал помогает стать ближе к клиенту и общаться с ним при помощи звонков, смс и социальных сетей. Также, Битрикс может предоставлять техническую поддержку для пользователей. В любой момент пользователь может создать запрос и портал выдаст всю необходимую информацию. 

Стоит отметить обновленный чат, в котором можно следить за действиями. Включая функцию сообщения будут подниматься наверх если сотрудник автор сообщения, прокомментировал сообщение, выбрал в качестве получателя личного пользователя и упомянул или был сам упомянут в чате. Умное слежение не дает забыть о важном разговоре или беседе. Такая функция работает на всех устройствах. 

Битрикс может выступать в качестве надежного планировщика. Например, планерки можно создавать на неделю вперед. Интерфейс будет подсказывать в каком состояние событие. Например, серый цвет свидетельствует о завершенном событии, синий - предстоящее и черный цвет говорит о событии, которое должно произойти в скором времени. Участников можно разделить на три группы: первым является организатор, он назначает роли сотрудникам и в его власти отменить событие; участники выступают в качестве докладчиков и секретарь - тот, кто создает отчет после события. 

Также, Битрикс можно синхронизировать с Android. Подключение происходит таким образом: 

  1. Скачиваем и устанавливаем приложение;
  2. Добавляем или создаем аккаунт на портале;
  3. Указываем всю необходимую информацию о пользователе; 
  4. Указываем конкретные места, что необходимо для синхронизации;
  5. Проверяем работу в календаре. 

Синхронизация с Google-календарем начинается после установки приложения. Переходя в настройки находим пункт “ Google-календарь”. если необходимо деактивировать данную функцию, просто перейдите по той же схеме и нажмите кнопку “отключить”. 
Календарь на Mac OS X легко привязать к Битриксу. Перейдя в список учетных записей создаем новую и в появившемся окне указываем  CalDav. Тип учетной записи создаем вручную и указываем логин с паролем. 
Работа в чатах происходит достаточно легко. Создаем чат, добавляем собеседника. Уточняем, что добавить можно только существующего пользователя Битрикс. Быстро найти нужный диалог можно при помощи автара. Отправлять файлы можно даже пользователям который оффлайн. Как только пользователь войдет в систему ему придет сообщение. Упомянуть можно при помощи такой комбинации “@..”. Если У вас достаточно активное общение с каждым сотрудником, то необходимо закреплять наиболее важные. Создание бизнес чата позволяет загружать и скачивать в нем файлы любого размера. 
Кстати, на портале можно работать в экспертном режиме. Данный режим отключает на экране все задачи требующие выполнения. Экспертный режим дает возможность пользователю самостоятельно управлять задачами. Как видим, данный портал имеет множество преимуществ. Он создан для компаний, которые стремятся побеждать и не тратить время впустую.

В заключении

Битрикс24 - это современное приложения, которое адаптировано под любое устройство. Битрикс ускоряет и автоматизирует человеческую деятельность. Не упустите шанс улучшить свой бизнес и увеличить продажи за счет нового и современного бизнес-портала! Заказывайте Битрикс24 в компании Up-site и Вы не пожалеете.

 

 

Мы пользуемся и рекомендуем хостинг UKRAINE

Хостинг

 


Заявка онлайн


8.8 / 10
4.5 von 5 6233